驗證規格/驗證申請/其他事項

1. 依據文檔規範對公文[文號]之[流水號]欄位定義為數字7碼，不足補0。
2. 所謂的流水號，就是從「1」開始，一個一個加上去，中間不間斷、不重複，就像1、2、3…一直延伸下去的數字，如流水一樣連續而不間斷。
3. 若各部門依據所分配到的[流水號]區間取用文號，跨部門之間變成留有很多未使用的[文號]，未符合上述流水號定義，若有實務需求必須要能識別該份公文的權責部門，建請另外新增內部欄位因應為宜。

驗證規格D01因為是多稿，所以有支號。D03是單稿，故僅有10碼，此部分係文檔規範規定(如下)，支號是在雙稿、多稿公文時使用，依照規範應以10碼為準。

依據文檔作業規範，系統提供調用檔案須附加顯性或隱性浮水印，做為系統防偽處理。

以基本功能驗證規格D01為例，透過電子封裝檔工具箱，將可了解格式、憑證、簽章、簽核意見等，同時會從工具箱檢測畫面確認簽核電子檔欄位內容是否正確，相關欄位資訊可參考文書及檔案管理電腦化作業規範及實作範例檔。若有相關疑問，建議可提供系統產出之簽核電子檔，以利確認。

依據文書規範，作業紀錄係指系統需提供作業處理紀錄，記載項目需至少包含：異動者、異動時間、異動內容及作業內容等。驗證規格檔號070-N1T01-001-1-2在R03時有進行清查、解密、移轉等作業，因此在R08-230查詢該檔的作業紀錄時，其結果應含有上述在R03進行的各項作業紀錄可供查詢。

依據文書規範，相關時間格式為：年3 碼，月2 碼，日2 碼，時2 碼，分2 碼的格式記錄即10706071142。

驗證規格遵循檔案管理局頒訂之文書及檔案管理電腦化作業規範設計，建議可下載最新版驗證規格參考，了解驗證情境。驗證規格中亦將各驗證步驟項目之系統功能需求標示對應至文書規範，可同步參考。

R02-300前面步驟係完成案件層級編目，本步驟產出待編案卷清單，是要進行案卷層級編目作業。

此方式可行。實機驗證同時也支援使用內政部行動自然人憑證進行操作，請以機關實際流程進行即可。

依據文檔規範，辦畢日期欄位定義：機關存查或發文案件辦理完成，經機關權責長官核判之日期或發文日期。於基本功能驗證規格D04-050~070亦有相關功能檢測，再請參考。

請參考文書及檔案管理電腦化作業規範十九(三)銷毀項目之說明。

報表的計量單位請機關依需求自訂，最後報表需呈現本項報表應有的資訊，且數據需符合驗證規格。

有關機關現行文號設計規則，建議機關可以參考「文書處理手冊：陸、發文處理、四十一、編號、登錄應注意事項如下：(三) …發文代字應冠以承辦單位之代字…」相關說明。

亦即單位之間的區分可從文號前的代字區隔辨識。

建議依據驗證規格產出相關文號較為合適。

請參考機關檔案管理作業手冊內容：

承辦單位或文書單位應將辦畢案件於5日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位或人員辦理歸檔。歸檔案件有延後歸檔之必要時，應由承辦人員簽請機關權責長官核准後，知會檔案管理單位或人員註記於檔案管理資訊系統或作成紀錄備查。歸檔清單得採書面或電子方式為之，應記載事項如下（參考範例，如表7-1）：

1. 文（編）號：

(1) 屬特殊媒體型式者，如照片、地圖、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體，文（編）號之記載依7.5.1.3第2目規定辦理。

(2) 案件有併案情形者，應記載主併文（編）號。

同時參考文檔規範附錄，同一檔號，但可以有不同文號(如驗證規格案例)。

多稿分繕公文建議採用呈現變數方式處理，一般陳核時不會一次用多稿列印出很多份公文頁面陳核。

文稿頁面檔建議依系統設計方式呈現而非全部轉出，相關檔案呈現應以日後可以電子檔案清查封裝方式為思考方式。

1.按文書流程管理作業規範第5點第16款規定，創簽稿指無正式來文而主動辦理或交辦之案件，包含「創簽」、「創稿」，依其辦結方式分別列入「創簽辦結數」或「發文」統計。

2.創號以稿代簽有奉示不發文之情況，則應列入「創簽辦結數」統計。

1.經查文檔規範：列印線上簽核流程，應包括主旨、文號、簽核點（人員）、簽核時間及簽核意見。因此建議依據驗證規格產出。

2.本步驟主要確認申請系統可解密由不同系統產出之加密檔案。

3.依據文檔規範：各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行簽章，以明責任，收文及單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。也就是簽核人員與繕校人員無論異動與否，皆須加簽。若承辦人員稿轉函，發文人員為發文，建議可於異動別明確記錄，較為妥適，如承辦人稿轉函時實際執行的角色為「繕校」，則「角色」、「異動別」等應以實際狀態紀錄。

R06-090的報表中「提供檔案參考服務/人次」為R04-460進行檔案應用並提供服務之數據。

如果是創簽，應無發文日期、發文字號、發文機關等資料，可以不用著錄。

如果是收發文的簽辦，發文日期可以是長官決行日期或實際發出日期，請視發文作業實務情形彈性應用。辦理編目著錄作業時，須於「發（來）文者項」著錄發文機關，及於「相關編號項」著錄發文字號等相關資料。

文書及檔案管理電腦化作業規範表3-6訂有「點收日期」、「送歸日期」欄位，係為檔案管理人員點收日期與公文辦畢後送檔案管理單位日期，請依機關作業方式使用前述欄位註記相關日期。歸檔日期屬表3-7之內部用欄位，若機關實務是編目後才算完成歸檔，則以編目日期作為歸檔日期並無問題。