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為健全政府機關檔案管理,促進檔案之開放、運用與管理效能及持續提升各機關檔案管理系統之品質,並同時確保公文檔案從產生、應用至保管週期過程中,能有共通的格式與標準,行政院修訂函頒之「文書及檔案管理電腦化作業規範」(109年12月修訂版),為機關推動公文及檔案管理資訊化重要依據。現行驗證規格為
(一)NAA EDRMS-1:2020:係指基本功能驗證。
(二)NAA EDRMS-2A:2020:係指行動簽核驗證。
(三)NAA EDRMS-2B:2020:係指跨機關簽核驗證。
NAAEDRMS-1:2020 | A.公文交換格式及線上簽核 | 驗證情境 |
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文書本文檔(DI)呈現能力 文書本文檔(DI)製作能力 簽核電子檔(SI)製作能力 |
文件簽辦及文稿擬判流程 使用臨時卡加簽及正式卡補簽追認流程 會辦流程 代理人處理機制流程 職務代理人或權責主管補簽流程 |
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B.檔案管理 | 功能項目簡介(紙本管理+電子檔案管理) | |
檔案蒐集與確認 |
. 公文欄位轉入、公文欄位登錄、檔案點收、退件處理、歸檔稽催、延後歸檔申請、機關憑證管理。 .電子檔案封裝、輸入及確認、詮釋資料封裝、媒體封裝、複製品管理。 |
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檔案形成與保管 |
. 檔案分類表維護、編案、編目、入庫保管、案名清單及標籤製作、目次表製作。 . 詮釋資料著錄、封裝檔更新 ( 新舊格式處理)、檔案轉製。 |
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檔案清理 | 檔案清查、機密等級調整、檔案銷毀、檔案移轉(交)、檔案清除。 | |
檔案檢調與應用 |
.機關檢調、檢調應用紀錄檢索(應用申請項目不驗)。 .檢調與應用(新舊格式處理) |
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查詢檢索 | 提供查詢檔案目錄之功能,得設定以詳細欄位或簡要欄位顯示查詢結果。 | |
統計報表 | 提供依日期起迄期間為條件,產出統計報表之功能,其數量應包含紙本檔案及電子檔案。各報表之格式依機關檔案管理作業手冊規定辦理,因應各機關需求產出之報表,其格式由機關自訂 | |
轉檔作業 |
.提供以案卷或案件層級轉出檔案目錄、銷毀目錄、移轉(交)目錄電子檔及列印清冊之功能;提供機關檔案分類表列印及其電子檔轉出之功能。 .提供機關檔案分類表列印及其電子檔轉出之功能。 |
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稽核與安全 |
.系統安全、使用者管理、密碼設定、權限管制、作業紀錄。 .驗證檢查、作業紀錄、安全設定。 |
功能測試工具採用英國Micro Focus 公司的自動化測試軟體UFT(Unified Functional Testing,簡稱UFT),執行測試錄製與驗證。
公文及檔案管理資訊系統驗證服務合約
NAA EDRMS-1:2020 | NAA EDRMS-2A:2020 | NAA EDRMS-2B:2020 | |
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初始資料 | 請依據各版本至驗證網下載 | ||
驗證內容 | 線上簽核功能 | ||
D01文件簽辦及文稿擬判流程 D02使用臨時卡加簽及正式卡補簽追認流程 D03會辦流程 D04代理人處理機制流程 D05職務代理人或權責主管補簽流程 |
D01行動簽核與會辦流程 |
D01跨機關會辦 D02代理人處理機制流程與跨機關會辦(本機關會辦) D03跨機關陳核 |
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檔案管理功能 | |||
R01檔案蒐集與確認 R02檔案形成與保管 R03檔案清理 R04檔案檢調與應用 R05查詢檢索 R06統計報表 R07轉檔作業 R08稽核與安全 |
R01檔案蒐集與確認(點收、歸檔) R02檔案形成與保管(案件/案卷編目、電子媒體封裝檔檢測) |
R01檔案蒐集與確認(點收、歸檔) R02檔案形成與保管(案件/案卷編目、電子媒體封裝檔檢測) |
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驗證時間 | 3天(含環境安裝) | 1天(含環境安裝) |